Huishoudelijk Reglement
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en schoeisel te dragen.
Artikel 2
Betaling van de verschuldigde contributie en het eventueel verschuldigde entreegeld, kan uitsluitend en alleen per bank worden voldaan. Bij voorkeur door afgeven van een machtiging voor automatische incasso
Artikel 3
a. Nieuwe Leden zijn verplicht de contributie en het verschuldigde entreegeld binnen een maand na aanmelding te voldoen onder vermelding van de naam van het betreffende nieuwe lid.
b. Bestaande leden zijn verplicht de contributie vóór 1 maart van het desbetreffende
verenigingsjaar te voldoen onder vermelding van de naam van het betreffende lid.
c. Leden die geen gebruik maken van betaling via automatische incasso betalen een jaarlijkse opslag op de contributie van € 5,00.
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.
Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Artikel 4
Leden die hun lidmaatschap met ingang van een bepaald verenigingsjaar wensen te beëindigen, zijn verplicht dit 1 maand vóór afloop van de lidmaatschap periode aan het ledensecretariaat van het bestuur kenbaar te maken, bij voorkeur via het opzegformulier op de website van TVL. Daarna is artikel 6 lid 7 van de Statuten onverkort van kracht. Het lidmaatschap is pas beëindigd indien TVL de opzegging per brief of email heeft bevestigd. Bij opzegging na 1 december blijft de contributie over het gehele komende verenigingsjaar verschuldigd. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari t/m 31 december van enig jaar. Het winterlidmaatschap loopt van 1 oktober t/m 31 maart. Het zomerlidmaatschap loopt van 1 juni t/m 30 september
Artikel 5
Wordt u na 1 juli van enig jaar lid van TVL dan betaald u voor de rest van dat jaar een gereduceerd tarief. Voor het winterlidmaatschap geldt een gereduceerd tarief vanaf 1 januari. Dit geldt alleen indien u ook tenminste het dan komend jaar volledig lid blijft. Wilt u dit niet, dan betaald u voor het jaar waarin u lid wordt het normale lidmaatschapstarief.
Artikel 6
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn, met uitzondering van de vergaderingen van het bestuur en de diverse commissies. Seizoensleden hebben het recht deel te nemen aan bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen gedurende de betreffende periode van dat lidmaatschap.
Artikel 7
Leden die worden geschorst of een ontzetting hebben opgelegd gekregen zoals genoemd in de Statuten artikel 7 respectievelijk artikel 8 kunnen in beroep gaan zoals aangegeven in de Statuten artikel 9.
Artikel 8
Voor het vaststellen van de verschuldigde contributie voor het betreffende verenigingsjaar is de leeftijd die in dat betreffende verenigingsjaar wordt bereikt, bepalend.
Artikel 9
a. Seniorleden genoemd in artikel 4 van de Statuten zijn leden die op 1 januari van het
betreffende verenigingsjaar de zeventienjarige leeftijd hebben bereikt.
b. Indien u slapend lid wilt worden omdat u een periode (minimaal een half jaar) niet kunt spelen vanwege gebroken ledematen, langdurige blessures, afwezigheid of zwangerschap, kunt u een verzoek hiertoe indienen bij de ledenadministratie.
De procedure is als volgt:
1. In uw schriftelijk verzoek geeft u de reden aan en de verwachte periode van slapend
lidmaatschap;
2. De ledenadministratie (of zo nodig het bestuur) bepaalt of het verzoek wordt gehonoreerd. Indien het verzoek vóór 1 april wordt ingediend krijgt u voor een jaar of half jaar (afhankelijk van de opgegeven reden en verwachte periode) de status van slapend lid;
3. Indien u vóór 1 juli uw verzoek indient, krijgt u voor maximaal een half jaar de status van slapend lid;
4. Verzoeken van na 1 juli worden niet gehonoreerd;
5. Slapende leden dienen hun ledenpas in te leveren bij de ledenadministratie (pas dan volgt een korting op de contributie);
6. Slapende leden blijven lid van de vereniging en ontvangen alle communicatie;
7. Een slapend lid betaalt € 30,00 basiscontributie per jaar. Een senior lid die zijn volledige contributie reeds heeft afgedragen ontvangt de jaarcontributie onder aftrek van € 30,00 retour indien hij of zij het gehele jaar slapend lid is. Voor een periode van een half jaar wordt de jaarcontributie onder aftrek van 50% van contributie en 50 % van de basiscontributie van € 30,00 geretourneerd;
8. Voor slapende leden van een half jaar geldt geen vrijstelling van vrijwilligerswerk;
9. Bij aanvang van een nieuw kalenderjaar worden alle leden voorzien van de status spelend lid en vervalt slapend lidmaatschap. Leden dienen zelf aan te geven dat in het volgende jaar slapend lidmaatschap van toepassing is;
c. Aspirant seniorleden zijn leden in de leeftijdscategorie 17 t/m 20 jaar.
d. Juniorleden zijn leden die op 1 januari van het verenigingsjaar de zeventienjarige leeftijd nog niet hebben bereikt.
e. Leeftijdscategorieën junior leden en de daarbij behorende speeltijden
1. Juniorleden t/m 12 jaar, spelen tot 19.00 uur
2. juniorleden 13 t/m 16 jaar, gelijk aan spelen senioren
Artikel 10
Alle seniorleden en aspirant seniorleden zijn verplicht tot het uitvoeren van vrijwilligerswerk binnen de vereniging gedurende de bij betreffende lidmaatschapsvorm behorende periode. Het mandaat voor het daadwerkelijk invoeren van deze verplichting ligt bij het bestuur.
Vergaderingen
Artikel 11
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 12
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van
het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 13
Het bestuur zal op de eerstkomende algemene ledenvergadering komen met een contributie voorstel voor de komende twee verenigingsjaren. Het eerstkomende verenigingsjaar met een definitief voorstel en voor het tweede verenigingsjaar met een voorlopige aankondiging.
Artikel 14
Kandidaatstelling voor een door de algemene ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de aan te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene ledenvergadering.
Artikel 15
Een besluit van - of benoeming - door de algemene ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt van de vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 18, lid 8 en 9 van de Statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen of een zodanig benoemde is gekozen met minstens twee/derde van het aantal geldig
uitgebrachte stemmen (blanco stemmen daaronder niet begrepen) en naar aanleiding van een voorstel, dat naar oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.
Artikel 16
De agenda van de algemene ledenvergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de algemene ledenvergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 17
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene ledenvergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 18
De algemene ledenvergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissies en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde
verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere
commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies - met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 13, lid 4 van de Statuten (kascontrolecommissie) - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 19
De kascontrolecommissie, als bedoeld in artikel 13, lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 20
Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in commissies.
Artikel 21
Door de algemene ledenvergadering worden, voor de duur van één jaar, diverse commissies gekozen. Naar wens kan het bestuur commissies samenstellen voor speciale gelegenheden en kan voor die commissies een eventuele taakomschrijving vastleggen, die ter inzage liggen bij het secretariaat. Voor seizoensleden is het niet mogelijk zitting te nemen in een commissie tenzij het een commissie is welke slechts betrokken is bij activiteiten welke zich beperken tot de bij het betreffende lidmaatschap behorende periode. In principe kan de vereniging een aantal vaste commissies instellen t.w.:
Redactie/websitecommissie
De PR Commissie
De Park Commissie
De Activiteiten Commissie
De Jeugd Commissie
De commissie open toernooi
De commissie open jeugdtoernooi
Winter- en herfst competitie
Commissie 40+ toernooi
Sponsorcommissie
Besluitvorming
Artikel 22
Verlangt geen van de stemgerechtigde leden, over een aan de orde gesteld voorstel, stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan.
Artikel 23
Stemming over personen geschiedt te allen tijde schriftelijk. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige - en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem.
Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 24
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de algemene ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld.
Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of
Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 25
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij/zij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij/zij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn/haar stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend, leder jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding
als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 11, lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van het aftredende geschieden in de eerste algemene ledenvergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij/zij vervangt, volgens het rooster had moeten aftreden. Het is voor seizoensleden niet mogelijk te worden verkozen tot bestuurslid.
Artikel 26
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene ledenvergadering wordt een
vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens
werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit haar midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 27
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 28
Het bedrag als bedoeld in artikel 12, lid 3 onder sub c van de Statuten, wordt gesteld op € 10.000,00.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 29
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in artikel 4 lid 1 van de Statuten bedoelde personen;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene ledenvergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Kleine voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te
duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn/haar eigen gegevens.
Aanmeldingsformulier
Artikel 30
Aanmelding als nieuw lid kan uitsluitend via het aanmeldingsformulier op de website van TVL (www.tvlopik.nl)
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en – datum, telefoonnummer(s), e-mail adres, wel of geen machtiging automatische incasso, IBAN-nummer en juiste tenaamstelling bankrekening.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
De leden zijn verplicht adreswijzigingen, wijziging van IBAN-nummer, wijziging van
telefoonnummers en wijziging van e-mailadres ten spoedigste schriftelijk door te geven aan het ledensecretariaat en bij voorkeur via [email protected].
De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Slotbepaling
Artikel 31
Alle leden kunnen de Statuten, het baanreglement en dit reglement raadplegen op de website van TVL, www.tvlopik.nl.
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 6 maart 2017
Voorzitter Secretaris